Condizioni Generali di Utilizzo

1. Oggetto del servizio

Il Servizio mette a disposizione strumenti per la gestione di una struttura ricettiva extra-alberghiera: anagrafica ospiti, prenotazioni, tariffe, adempimenti verso Questura e ISTAT, tassa di soggiorno, ricevute non fiscali, sincronizzazione dei calendari dei portali, motore di prenotazione diretta, self check-in, comunicazioni con gli ospiti, registrazione dei costi di struttura e statistiche.

2. Che cosa il Servizio non è

In particolare: gli importi calcolati dal Servizio (tassa di soggiorno, imposta sostitutiva in regime di cedolare secca, margine, deducibilità dei costi) sono elaborazioni su dati inseriti dall’Utente, effettuate secondo regole configurate nel Servizio. Sono d’ausilio alla compilazione e alla decisione; non sono una dichiarazione fiscale, non ne sostituiscono la verifica e non impegnano il Fornitore rispetto all’esito di un controllo.

3. Registrazione e account

Per usare il Servizio l’Utente crea un account fornendo dati veritieri e aggiornati. È responsabile della riservatezza delle credenziali e di ogni attività svolta tramite il proprio account, incluse quelle di eventuali collaboratori a cui consenta l’accesso. L’Utente si impegna a comunicare tempestivamente al Fornitore ogni uso non autorizzato del proprio account. Ogni nuova struttura parte da un periodo di prova gratuito, al termine del quale è richiesta la sottoscrizione di un piano.

4. Piani, prezzi e periodo di prova

I piani disponibili e i relativi prezzi sono indicati nella pagina Piani del Servizio e su guestrace.it. Il corrispettivo dovuto dipende dal piano scelto e dai limiti di configurazione della struttura previsti dal piano — in particolare dal numero di camere o unità gestibili. Il superamento di tali limiti richiede il passaggio al piano o alla fascia di prezzo corrispondente: l’Utente ne viene informato nel Servizio prima di confermare l’operazione.

Imposte. I prezzi indicati si intendono al netto di imposte, tasse e oneri di legge eventualmente applicabili. Alla data della presente versione il Fornitore opera in un regime fiscale che non prevede l’applicazione dell’IVA sui corrispettivi (art. 1, commi 54-89, L. 190/2014): l’importo esposto è pertanto l’importo effettivamente dovuto dall’Utente e non vi sono imposte da aggiungere. Qualora, per effetto di modifiche normative o di variazione del regime fiscale del Fornitore, imposte o oneri divenissero applicabili, essi saranno aggiunti al corrispettivo e addebitati a partire dal primo rinnovo successivo alla relativa comunicazione, che sarà inviata con un preavviso di almeno 30 giorni. In tal caso l’Utente può recedere senza penalità entro la data di decorrenza.

Imposta di bollo. L’imposta di bollo dovuta sulle fatture di importo superiore a € 77,47 è compresa nel corrispettivo indicato nel listino e non viene mai addebitata in aggiunta: l’importo esposto al momento dell’acquisto è l’importo totale del documento fiscale. In fattura l’imposta è esposta in voce separata a soli fini di trasparenza, all’interno del totale e non oltre.

Blocco del prezzo. Il prezzo è bloccato alla sottoscrizione (grandfathering): gli aumenti di listino successivi non incidono sugli abbonamenti già attivi. Il blocco riguarda il listino del Fornitore e non si estende: (a) alle imposte, tasse e oneri di legge di cui al comma precedente; (b) ai cambi di piano o di fascia richiesti dall’Utente o derivanti da una modifica della configurazione della struttura.

Durante il periodo di prova tutte le funzionalità sono sbloccate; alla scadenza, senza sottoscrizione, l’accesso alle funzioni a pagamento viene limitato mentre i dati restano conservati per il periodo indicato nelle comunicazioni di fine prova.

5. Pagamenti, fatturazione e disdetta

Il pagamento del canone avviene tramite il fornitore di pagamento indicato nel Servizio (attualmente Stripe), con cadenza mensile o annuale a scelta dell’Utente. L’abbonamento si rinnova automaticamente alla scadenza di ciascun periodo, salvo disdetta. La disdetta può essere effettuata in qualsiasi momento dalla gestione dell’abbonamento nel Servizio e ha effetto al termine del periodo già pagato: non sono previsti rimborsi pro-quota per i periodi già fatturati, salvo diverso obbligo di legge. In caso di mancato pagamento il Fornitore può, previo avviso, limitare o sospendere l’accesso alle funzioni a pagamento.

Che cosa riceve l’Utente, e dove. L’importo addebitato è quello esposto per esteso nell’ultimo passaggio prima del pagamento. La fattura — con numero, periodo di riferimento, imponibile, imposta di bollo ove dovuta e totale — è emessa nei termini e con le modalità previste dalla normativa applicabile ed è resa disponibile nel Servizio in formato PDF scaricabile, nella sezione dedicata all’abbonamento, insieme allo storico dei documenti precedenti.

Dati di fatturazione. Per sottoscrivere un piano è necessario fornire i dati necessari all’emissione del documento fiscale: ragione sociale o nome e cognome, Codice Fiscale o Partita IVA, indirizzo, indirizzo email e, per i soggetti che vi sono tenuti, codice destinatario SDI o PEC. I dati sono richiesti al momento della sottoscrizione e non alla registrazione.

Cambio di piano o di fascia. Il passaggio a un piano o a una fascia superiore ha effetto immediato, con conguaglio proporzionale sul periodo in corso operato dal fornitore di pagamento. Il passaggio a un piano o a una fascia inferiore ha effetto dal periodo di fatturazione successivo e presuppone che la configurazione della struttura rientri nei limiti del piano di destinazione. In nessun caso una modifica di piano comporta la cancellazione dei dati già inseriti dall’Utente.

6. Obblighi e responsabilità dell’Utente

L’Utente si impegna a: (a) usare il Servizio nel rispetto della legge e delle presenti Condizioni; (b) inserire dati corretti e trattarli come titolare del trattamento dei dati dei propri ospiti (vedi l’Informativa privacy); (c) non tentare di accedere ad aree o dati di altri tenant, né di aggirare le misure di sicurezza del Servizio; (d) verificare la correttezza degli adempimenti trasmessi tramite il Servizio; (e) non rivendere, sublicenziare o mettere a disposizione di terzi il Servizio senza accordo scritto con il Fornitore; (f) mantenere aggiornati i propri recapiti di contatto e di fatturazione.

7. Limitazioni d’uso e uso personale dell’account

L’abbonamento è riferito alla struttura ed è personale. L’Utente può consentire l’accesso ai propri collaboratori nei limiti dei posti previsti dal piano, creando per ciascuno un accesso proprio: la condivisione delle stesse credenziali fra più persone non è consentita, perché rende impossibile attribuire le operazioni a chi le ha compiute — e con esse gli adempimenti verso le autorità.

È inoltre vietato: estrarre massivamente i dati del Servizio con strumenti automatici (scraping); rivendere, ridistribuire o mettere a disposizione di terzi il Servizio o i suoi contenuti; utilizzare il Servizio per gestire strutture diverse da quelle configurate nel proprio account senza il corrispondente piano; tentare di decompilare o replicare il software. La violazione costituisce inadempimento grave e legittima la sospensione o la cessazione del Servizio, fermo il risarcimento del danno.

8. Dati dell’Utente, backup ed esportazione

I dati inseriti dall’Utente restano di sua esclusiva proprietà. Il Servizio mette a disposizione in qualsiasi momento l’esportazione completa dei dati del tenant in formati aperti (funzione “Esporta dati”). Resta a carico dell’Utente la responsabilità di esportare e conservare periodicamente una copia dei propri dati. Alla cessazione del rapporto i dati vengono conservati per un periodo tecnico limitato, per consentirne l’esportazione, e successivamente cancellati salvo obblighi di legge.

9. Proprietà intellettuale

Il software, il marchio e i contenuti del Servizio sono di proprietà del Fornitore o dei suoi licenzianti. All’Utente è concessa una licenza d’uso non esclusiva, non cedibile e revocabile, limitata alla durata dell’abbonamento e all’uso interno della propria struttura ricettiva.

10. Disponibilità del servizio e manutenzione

Il Fornitore adotta misure ragionevoli per garantire la continuità del Servizio, senza tuttavia garantire un funzionamento ininterrotto o esente da errori. Interventi di manutenzione programmata vengono, ove possibile, eseguiti in fasce orarie a basso traffico e comunicati in anticipo se comportano indisponibilità prolungata. Restano possibili interruzioni non programmate dovute a cause tecniche, di sicurezza o a fornitori terzi; il Fornitore si impegna a ripristinare il Servizio nel più breve tempo ragionevolmente possibile.

11. Calcoli, esiti automatici e intelligenza artificiale

Alcune funzioni del Servizio impiegano modelli di intelligenza artificiale per leggere immagini e documenti: documenti d’identità, scontrini di spesa, resoconti di pagamento dei portali. Su questo punto valgono tre precisazioni, che l’Utente accetta espressamente.

• La funzione è facoltativa e usa una chiave dell’Utente. Il riconoscimento si attiva solo se l’Utente configura una propria chiave di accesso al fornitore di IA prescelto. Il rapporto con quel fornitore — corrispettivi, limiti d’uso, trattamento dei dati inviati — è dell’Utente ed è regolato dal contratto che ha sottoscritto con esso. I consumi sono a suo carico. Il Fornitore espone nel Servizio una stima del costo prima di ogni elaborazione, ma non risponde degli addebiti del fornitore di IA.
• L’esito è una proposta da confermare, mai un dato salvato da solo. Il riconoscimento produce una bozza che l’Utente vede, corregge e conferma: nulla viene registrato senza una conferma umana. Ne consegue che la correttezza dei dati registrati è dell’Utente che li ha confermati, e che una lettura errata non corretta prima della conferma non è imputabile al Fornitore.
• Nessuna decisione automatizzata. Il Servizio non assume decisioni con effetti giuridici o analogamente significativi sull’Utente o sui suoi ospiti, e non effettua profilazione commerciale dell’Utente.

Lo stesso vale per le elaborazioni sui dati inseriti — importi della tassa di soggiorno, imposta sostitutiva, margine, ripartizione dei costi per competenza: sono calcoli su ciò che l’Utente ha registrato e secondo le regole che ha configurato. Un dato d’ingresso errato produce un risultato errato, e il controllo di quanto viene trasmesso alle autorità o portato in dichiarazione resta dell’Utente (§2).

12. Limitazione di responsabilità

Nei limiti massimi consentiti dalla legge, il Fornitore non risponde di danni indiretti o consequenziali (perdita di profitto, di avviamento o di opportunità), di perdita di dati imputabile a fattori esterni o alla mancata esportazione da parte dell’Utente, di mancati o errati adempimenti derivanti da dati errati inseriti dall’Utente, né di malfunzionamenti di servizi di terze parti (portali di prenotazione, Questura, ISTAT, provider di pagamento, provider email, fornitori di intelligenza artificiale). In ogni caso, la responsabilità complessiva del Fornitore è limitata all’importo dei canoni pagati dall’Utente nei dodici mesi precedenti l’evento dannoso. Nulla nelle presenti Condizioni esclude o limita la responsabilità per dolo o colpa grave o nei casi in cui la limitazione non è ammessa dalla legge.

13. Servizi di terze parti

Il Servizio si avvale di fornitori terzi qualificati per hosting e database, invio email, pagamenti e sincronizzazione con i portali di prenotazione. L’elenco dei subfornitori che trattano dati personali è indicato nell’Informativa privacy e aggiornato al variare dei fornitori. Le funzionalità che dipendono da sistemi esterni (es. Alloggiati Web, ISTAT, portali di prenotazione) possono essere soggette a limitazioni, indisponibilità o modifiche imposte dai rispettivi gestori, non imputabili al Fornitore.

14. Sospensione e recesso

Il Fornitore può sospendere l’account in caso di uso illecito, mancato pagamento o violazione delle Condizioni, dandone comunicazione all’Utente. L’Utente può cessare l’uso del Servizio in qualsiasi momento dalle impostazioni del proprio account; l’esportazione dei dati è disponibile prima della cessazione.

15. Assistenza

L’assistenza è fornita tramite i canali indicati nel Servizio (richieste di supporto in-app e email info@guestrace.it), in lingua italiana, nei giorni lavorativi. Il Fornitore si impegna a prendere in carico le richieste in tempi ragionevoli, senza garanzia di tempi di risoluzione predeterminati.

16. Quadro normativo di riferimento

Il Servizio opera in un contesto normativo che resta di competenza dell’Utente in quanto esercente. I principali riferimenti richiamati dalle sue funzioni sono: art. 109 del T.U.L.P.S. (R.D. 773/1931) sulla comunicazione degli alloggiati · normativa e regolamenti regionali sulle rilevazioni statistiche del movimento turistico · regolamenti comunali sull’imposta di soggiorno · D.Lgs. 23/2011 (cedolare secca sulle locazioni) · art. 71 comma 2 del T.U.I.R. (D.P.R. 917/1986) per i redditi diversi · D.L. 145/2023 conv. L. 191/2023 sul Codice Identificativo Nazionale (CIN) · Reg. (UE) 2016/679 (GDPR) e D.Lgs. 196/2003. L’elenco è indicativo e non esaustivo: non costituisce consulenza e non esonera l’Utente dalla verifica della normativa applicabile alla propria struttura, anche locale.

17. Modifiche alle Condizioni

Il Fornitore può aggiornare le presenti Condizioni. Le modifiche sostanziali vengono comunicate con congruo preavviso; l’uso continuato del Servizio dopo l’entrata in vigore costituisce accettazione della nuova versione. La versione accettata e la relativa data sono registrate a sistema.

18. Disposizioni finali, legge applicabile e foro

L’eventuale invalidità di una singola clausola non travolge le restanti disposizioni. L’Utente non può cedere il contratto senza consenso scritto del Fornitore; il Fornitore può cederlo nell’ambito di operazioni societarie, dandone comunicazione. Le presenti Condizioni sono regolate dalla legge italiana. Per ogni controversia è competente in via esclusiva il Foro di Rovereto, salve le disposizioni inderogabili a tutela del consumatore ove applicabili. Per qualsiasi comunicazione: email info@guestrace.it — PEC the-traces@pec.it.